Workplace от Facebook предоставляет удобную платформу для управления проектами и общения. Вот некоторые из его лучших функций для использования!
Управление коммуникациями и контентом проекта — сложная задача. Без общего источника данных это непосильная задача. У Workplace от Facebook есть решение для этого! Независимо от объема вашей работы или проекта, это идеальный инструмент для управления различными задачами и содержанием проектов.
Более того, члены вашей команды уже знакомы с ее пользовательским интерфейсом (UI), поскольку он очень похож на платформу Facebook. Читайте дальше, чтобы узнать, как он может стать источником энергии для управления проектами.
1. Создайте Специальную группу для каждого проекта
Управление несколькими проектами одновременно может быть беспокойным и запутанным. Пропустите путаницу с функцией выделенной группы на рабочем месте. На этой платформе вы можете создавать отдельные группы для каждого проекта, чтобы разделить задачи.
Группы, которые вы создаете, остаются секретными, так как только члены группы имеют разрешение вносить свой вклад. Вы можете добавить столько групп, сколько захотите, и добавить в группу любое количество участников.
Если вы работаете в сотрудничестве с другой организацией, вам пригодится группа из нескольких компаний. Группа из нескольких компаний на рабочем месте позволяет вам работать с людьми за пределами вашей компании с одинаковой эффективностью.
2. Делитесь Файлами С Товарищами По Команде
Независимо от того, работаете ли вы удаленно или в одном офисе, вам необходимо обмениваться файлами со своими коллегами по онлайн-каналам. Как и любой другой эффективный офисный пакет, Workplace позволяет легко обмениваться файлами с вашими товарищами по команде.
Вы можете добавить в группу файлы из вашей локальной системы. Кроме того, вы также можете использовать интеграцию общего доступа к файлам, одобренную системным администратором организации. Администраторы групп могут добавлять одобренные интеграции в группу для использования ее участниками.
Проверьте вкладку Интеграции, чтобы найти инструменты для обмена файлами. В настоящее время он поддерживает приложения для обмена файлами, такие как Google Диск, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint и т.д.
3. Совместная работа над файлами и обратная связь
Используя функцию аннотаций этого набора рабочих областей, ваша команда может обмениваться отзывами о различных файлах, совместно используемых в группе. Таким образом, отслеживание комментариев и отзывов становится проще, чем когда-либо.
Кроме того, все файлы, которыми делятся участники группы, доступны на вкладке Файлы. Таким образом, вам не нужно прокручивать ленту, чтобы найти нужный файл.
Этот набор также позволяет вам создать открытую группу обратной связи. Здесь другие члены команды также могут высказать свое мнение. Рассказывая больше о проекте, например, о стиле документации, дизайне, целевой аудитории и т.д., Вы можете получить больше отзывов от других и получить новые перспективы.
4. Отслеживание хода выполнения проекта и задач
Отслеживать ход выполнения проекта легко на рабочем месте. Размещая еженедельные обновления о прогрессе, предпочтениях и любых других исключительных проблемах в группе, товарищи по команде могут информировать друг друга о своих задачах.
В случае, если кому-то придется поделиться пространными отчетами или результатами исследований, они могут использовать функцию Заметок этой платформы. Чтобы отслеживать задачи, которые необходимо выполнить, вы можете поделиться элементами действий в группе, которые назначенный может отметить завершенными по завершении.
Вы можете использовать функцию упоминания, чтобы назначить задачу члену команды. Вы даже можете интегрировать Smartsheet, теперь виртуальный агент, SignNow, список задач, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly и т.д. Приложения для лучшего управления задачами и повышения производительности на рабочем месте.
5. Безопасное и общее хранение файлов
Вкладка Файлы групп рабочих мест организует все файлы проекта в одном месте. Вы можете сэкономить время, позволив рабочему месту управлять ресурсами вашего проекта, такими как изображения, PDF-файлы, листы Excel и т.д. Если вы используете Workplace, вам не нужно отслеживать, как члены команды обмениваются конфиденциальными документами, связанными с проектом, через разные платформы, что подвергает риску конфиденциальные данные.
Ваша команда может загружать файлы в группу по нескольким каналам, таким как Сообщения, Чат, Темы, Обучение, Медиа и т.д. Но все файлы попадают прямо на вкладку Файлы. Отсюда вы можете легко управлять доступом к файлам, контролем версий и удалять файл, если в этом нет необходимости.
Важно знать, что вы можете загружать файлы объемом до 50 МБ только через любой другой канал, кроме чата на рабочем месте. Из чата на рабочем месте вы можете загружать файлы размером до 75 МБ. Ограничение размера файла помогает команде оставаться продуктивной, легко обмениваясь небольшими файлами без каких-либо проблем со скоростью загрузки.
Это может показаться низким пределом загрузки файлов. Однако рабочее место поддерживает загрузку массивных видеофайлов объемом до 4 ГБ. Таким образом, всякий раз, когда вам нужно создать видеоурок для раздела «Обучение» или «Библиотека знаний», вы всегда можете загружать длинные видео в формате HD.
6. Обмен Сообщениями В Режиме Реального Времени Через Чат На Рабочем Месте
Когда команда работает над проектом из удаленных мест, нет альтернативы общению в режиме реального времени. Однако не всегда возможно подключиться с помощью аудио-или видеозвонков во время работы из дома. Вот почему вам нужна опция мгновенного чата в вашем рабочем пространстве для совместной работы.
Workplace также предлагает эту функцию своим пользователям через приложение для чата на рабочем месте. Скачайте его на свой телефон Android или iOS и оставайтесь на связи на ходу. Используйте его, чтобы получить мгновенный ответ на важный запрос. Группы с 250 или менее участниками могут использовать эту опцию.
7. Аудио-или видеовызов для бесперебойной связи
Для удаленной или гибридной команды совместная работа невозможна без аудио/видеозвонков. Если вы используете Workplace из Facebook для управления проектами, вам не нужно использовать какое-либо дополнительное приложение для этих целей. Позвонить своему товарищу по команде с помощью Workplace можно всего за один клик.
До 50 членов команды могут присоединиться к аудио-или видеоконференции через рабочее место с помощью функции собраний Facebook. Вы можете использовать это средство для еженедельных встреч команды или групповых обсуждений.
Вы также можете совершать быстрые звонки один на один с членами группы. Также доступна интеграция приложений для виртуальных вызовов, таких как Zoom, BlueJeans и собрания Cisco Webex.
8. Функция закрепления сообщений для быстрого ознакомления
Вы также можете закрепить сообщение или контент на странице группы, аналогично странице или группе Facebook. В каждой группе есть жизненно важные инструкции по проекту, цели, сроки и ресурсы. Закрепление контента гарантирует, что члены команды легко найдут контент, необходимый для работы над проектом.
Если вы хотите, вы можете закрепить несколько сообщений без каких-либо проблем. Вы также можете решить, какой закрепленный пост должен оставаться поверх других. Помните, что только администратор группы может закрепить запись в группе на рабочем месте.
Управлять Несколькими Проектами Легко
Функциональные возможности, которые вы видели выше, являются основными потребностями для любого проекта. Рабочее место от Facebook эффективно удовлетворяет всем этим функциям благодаря простому пользовательскому интерфейсу.
Если данные вашего проекта, такие как списки дел, рабочие процессы, макеты продуктов/услуг, справочный контент и т. Д., Находятся в нескольких инструментах, бесплатно перенесите их в один центральный инструмент, такой как Workplace. Также разумно знать, как Workplace конкурирует с другими рабочими областями управления проектами, прежде чем принимать окончательное решение.
